Junior utbildningshandläggare

Högskoleförvaltningen, Forsknings-, utbildnings- och studentavdelningen, Studieadministration

Försvarshögskolan är ett internationellt framstående lärosäte inom försvar, krishantering och säkerhet. Vi erbjuder en unik akademisk miljö där civilt möter militärt. Vi utbildar civila och militära chefer, experter och forskare som ska analysera och hantera dagens och framtida krissituationer och säkerhetsproblem. Försvarshögskolan utbildar Sveriges officerare och leder den akademiska utvecklingen av officersyrket. Vi bedriver forskning inom juridik med inriktning mot operativ juridik och folkrätt, försvarssystem, krigsvetenskap, ledarskap och ledning, militärhistoria och statsvetenskap.

Forsknings-, utbildnings- och studentavdelningen (FUS) är en avdelning inom den centrala högskoleförvaltningen som har i uppdrag att stödja högskolans ledning och kärnverksamhet genom beredning av högskolegemensamma frågor. Avdelningen är uppdelad i två sektioner; utbildnings- och forskningsstöd (UF) samt sektionen för studieadministration (SA). Vi söker dig som vill vara en del av en arbetsplats som just nu är i ett dynamiskt utvecklingsskede och som erbjuder attraktiva utbildningar inom området försvar, krishantering och säkerhet. Försvarshögskolan bedriver även aktuell och spännande forskning med visionen att bli världsledande, hos oss kliver du in i en miljö som präglas av innovativa idéer och engagerade kollegor.

FUS består idag av drygt 20 medarbetare. Avdelningens arbetssätt präglas av gemenskap, öppenhet och professionalism.

SA samordnar stödet i de studieadministrativa processerna som inbegriper allt från antagning till examen. Hos oss finns även högskolans studievägledare, schemaläggare och tentamenssamordnare.

Anställningen är placerad vid den studieadministrativa sektionen på Forsknings-, utbildnings- och studentavdelningen i Stockholm.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter består av både handläggning, administration och service och du kommer också ha en stödjande roll. Du blir delaktig i flera av de områden och processer som den studieadministrativa sektionen ansvarar för, exempelvis tentamen och kurs- och utbildningsadministration.

Rollen innebär arbete i flera olika administrativa system, bland annat i studiedokumentationssystem och i lokalbokningssystem. Det kan t ex innebära inläggning av uppgifter, uttag av data, sammanställning av information eller bokningar.

Du kommer som en del av din tjänst att, tillsammans med tentamenssamordnaren, arbeta med planering och genomförande av salstentamen. Det kan innebära att svara på frågor från våra studenter om tentamen, hålla kontakt med lärare inför tentamen, färdigställa material och deltagarlistor inklusive kopiera upp tentamina och ha kontakt med och boka tentamensvakter. Du kommer också att dela ut skrivna och rättade tentamina till studenterna i vår studentdisk. Vi genomför tentamina både på papper och i digitalt tentamenssystem.

Andra förekommande arbetsuppgifter kan t ex bestå av att vara sammanhållande för vissa uppdrag eller uppgifter inom avdelningen. Vidare att söka fram, sammanställa och presentera information, vara med på mässor och öppet hus mm. I dina arbetsuppgifter kommer det även ingå att vid behov administrativt stötta avdelningens ledning.

Vem söker vi?

Vi söker dig som har:

Treårig gymnasiekompetens eller motsvarande
Upp till två års aktuell erfarenhet av liknande arbetsuppgifter vid högskola/universitet
Goda kunskaper i Office-paketet och vana av att arbeta i olika datorbaserade system
Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska
En mycket god flexibel förmåga och ett mycket bra serviceinriktat arbetssätt vilka du kan exemplifiera

Meriterande är:

Erfarenhet av egna akademiska studier vid högskola/universitet
Vana av arbete i studieadministrativa system såsom Ladok, TimeEdit och NyA

Vi söker dig som har ett serviceinriktat och prestigelöst förhållningssätt. Det är viktigt att du är lösningsorienterad samt att du kan ta egna initiativ inom ramen för dina arbetsuppgifter. Du har mycket god kommunikativ förmåga och tycker om att samarbeta med andra och har lätt för att skapa goda relationer. Då dina arbetsuppgifter kommer att variera är det viktigt att du har god förmåga att själv strukturera och organisera ditt arbete och att du självständigt kan utföra dina arbetsuppgifter med noggrannhet och inom givna tidsramar.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Du trivs med att ingå i högskolans arbetsgemenskap. Du är närvarande och aktiv för att du ska kunna utföra dina uppgifter på bästa sätt. Du delar med dig av kunskap och bidrar till Försvarshögskolans professionella utveckling, kollegiala arbetssätt och sociala gemenskap.

Om anställningen

Anställningen är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning på heltid.

Anställningen är placerad i säkerhetsklass vilket förutsätter godkänd säkerhetsprövning med registerkontroll.

Försvarshögskolan har en krigsorganisation vilket innebär att du kan bli krigsplacerad. Om du redan är krigsplacerad i din nuvarande anställning på en myndighet och din kompetens behövs i Försvarshögskolans krigsorganisation så sker en förhandling mellan berörd myndighet och Försvarshögskolan om var du ska vara placerad.

Tillträde

Enligt överenskommelse

Lön och förmåner

Försvarshögskolan tillämpar individuell lönesättning.

Förmåner för anställda vid Försvarshögskolan - FHS/Förmåner/anställd

Ansökan

Ansökan ska innehålla ett CV samt personligt brev och skickas in via Försvarshögskolans rekryteringssystem genom att klicka på länken ”Logga in och sök jobbet” på annonssidan. Märk din ansökan med dnr HFHR 8/2024. Din ansökan ska vara tillhanda senast 4 februari.

Komplett ansökan ska vara Försvarshögskolan tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (Central European Time/Central European Summer Time).

I de fall det inte råder en jämn könsbalans kan Försvarshögskolan vid lika eller i stort sett lika kvalifikationer hos de sökande anställa den av underrepresenterat kön.

Kontaktpersoner

Ytterligare upplysningar om anställningen lämnas av:

Studieadministrativ chef, Anna-Karin Thimgren,
anna-karin.thimgren@fhs.se
HR-partner, Amanda Beuthan, amanda.beuthan@fhs.se

För kontakt med arbetstagarorganisationerna på Försvarshögskola mejla till saco@fhs.se, OFR/O@fhs.se och OFR/S@fhs.se.

#LI-DNI